Global out-of-office reply

Door mrdemc op dinsdag 26 juni 2012 15:29 - Reacties (12)
Categorie: Tips en Tweaks, Views: 4.490

Met de zomervakantie op komst zullen er een hoop bedrijven zijn waarbij er werknemers vertrekken naar het zonnige zuiden. Ook zijn er veel branches waarbij het gehele bedrijf de vakantie gesloten is voor een aantal weken, vooral de onderwijsgerichte bedrijven.
Dat is ook de reden dat ik als beheerder van een onderwijsadviesbureau graag een antwoord-mail wil versturen die voor de gehele organisatie geldt indien er bij iemand een mail binnenkomt. Hoe lang ik ook zocht, ik kreeg geen instelling te zien waarbij ik voor elke exchange mailbox een out-of-office reply in één keer kon instellingen. Ook het zoeken op internet leverde niets op, behalve antwoorden van mensen die de vraag van de vraagsteller niet begrepen en uitlegde hoe je het voor werknemers kon instellen dat ze dit mochten gaan gebruiken.
Daarom heb ik de volgende oplossing bedacht welke wel goed overlegd moet worden met de leidinggevende ivm het opvangen van mails in 1 mailbox.
  • Maak een aparte mailbox aan die je bijv. outofoffice@organisatie.nl noemt. Dit doe je in de Exchange Management Console.
  • Ga naar 'Organisation Configuration' en klik op het subitem 'Hub Transport'.
  • Klik in het rechter 'actionpanel' op de knop 'New Transport Rule'.
  • Geef een naam op voor de Transport Rule. Bijvoorbeeld 'vacation notice'.
  • In het volgende scherm vink je de 'send to people' aan en klik je in het vak eronder op de blauwe tekst 'people'.
  • In het te verschijnen venster geef je alle adressen op waarbij de reply voor de vakantieberichtgeving verzonden moet worden.
  • Klik op next en geef in dit venster de optie 'add a recipient in the To field' aan. en klik op de blauwe 'addresses'.
  • Geef hier het adres op van bijv. outofoffice@organisatie.nl
  • Klik weer op next en dan weer op next en afsluitend op de knop new.
  • Nu is de laatste stap om via 'outlook' of 'outlook web' het vakantiebericht in te stellen. Deze kun je aanpassen om altijd een reply te sturen ipv standaard alleen naar externe mailadressen. Als je deze schakeling tijdelijk uit zet kun je even testen of het werkt.
Dit zou het moeten zijn en zorgt ervoor dat voor alle leden van de transport rule deze mail wordt verstuurd. Mocht je een andere tip hebben of weten waar deze instelling, als die bestaat, wel zit; laat het me weten via de reacties!

Welkom

Door mrdemc op maandag 25 juni 2012 17:54 - Reacties (4)
Categorie: Algemeen, Views: 3.558

Welkom op deze weblog.
Hier zul je mij hopelijk een hoop posts zien maken met betrekking tot verschillende onderwerpen op bijv. technischgebied. Dit kan hardware- of softwarematig zijn, maar ook betrekking hebben op het juridisch vlak. Hier zal ik ook vaak mijn mening bij geven. Belangrijk om te weten want niet alles wat je leest zal feitelijk zijn, maar wel grotendeels feitelijk onderbouwd worden. Indien ik mijn mening geef zal ik dat echter wel laten blijken door mijn zinsopbouw volgens de standaard regels.
Ik hoop je snel terug te zien.

mvg
Dempsey