Global out-of-office reply

Door mrdemc op dinsdag 26 juni 2012 15:29 - Reacties (12)
Categorie: Tips en Tweaks, Views: 4.489

Met de zomervakantie op komst zullen er een hoop bedrijven zijn waarbij er werknemers vertrekken naar het zonnige zuiden. Ook zijn er veel branches waarbij het gehele bedrijf de vakantie gesloten is voor een aantal weken, vooral de onderwijsgerichte bedrijven.
Dat is ook de reden dat ik als beheerder van een onderwijsadviesbureau graag een antwoord-mail wil versturen die voor de gehele organisatie geldt indien er bij iemand een mail binnenkomt. Hoe lang ik ook zocht, ik kreeg geen instelling te zien waarbij ik voor elke exchange mailbox een out-of-office reply in één keer kon instellingen. Ook het zoeken op internet leverde niets op, behalve antwoorden van mensen die de vraag van de vraagsteller niet begrepen en uitlegde hoe je het voor werknemers kon instellen dat ze dit mochten gaan gebruiken.
Daarom heb ik de volgende oplossing bedacht welke wel goed overlegd moet worden met de leidinggevende ivm het opvangen van mails in 1 mailbox.
  • Maak een aparte mailbox aan die je bijv. outofoffice@organisatie.nl noemt. Dit doe je in de Exchange Management Console.
  • Ga naar 'Organisation Configuration' en klik op het subitem 'Hub Transport'.
  • Klik in het rechter 'actionpanel' op de knop 'New Transport Rule'.
  • Geef een naam op voor de Transport Rule. Bijvoorbeeld 'vacation notice'.
  • In het volgende scherm vink je de 'send to people' aan en klik je in het vak eronder op de blauwe tekst 'people'.
  • In het te verschijnen venster geef je alle adressen op waarbij de reply voor de vakantieberichtgeving verzonden moet worden.
  • Klik op next en geef in dit venster de optie 'add a recipient in the To field' aan. en klik op de blauwe 'addresses'.
  • Geef hier het adres op van bijv. outofoffice@organisatie.nl
  • Klik weer op next en dan weer op next en afsluitend op de knop new.
  • Nu is de laatste stap om via 'outlook' of 'outlook web' het vakantiebericht in te stellen. Deze kun je aanpassen om altijd een reply te sturen ipv standaard alleen naar externe mailadressen. Als je deze schakeling tijdelijk uit zet kun je even testen of het werkt.
Dit zou het moeten zijn en zorgt ervoor dat voor alle leden van de transport rule deze mail wordt verstuurd. Mocht je een andere tip hebben of weten waar deze instelling, als die bestaat, wel zit; laat het me weten via de reacties!

Volgende: Welkom 06-'12 Welkom

Reacties


Door Tweakers user analog_, dinsdag 26 juni 2012 15:39

Tijd voor out-of-office avalanches!

Door Tweakers user Hooglander1, dinsdag 26 juni 2012 15:41

Besef je nu wel dat je e-mails onderschept die voor anderen bedoelt zijn.

Als het persoonlijke e-mail-inboxen zijn dan ben je privacy-technisch heel fout bezig.

Zorg liever voor awareness onder de mensen en zorg dat ze het zelf instellen.

Door Tweakers user DarkSim1986, dinsdag 26 juni 2012 15:44

verwijderd

[Reactie gewijzigd op dinsdag 26 juni 2012 15:46]


Door Tweakers user mrdemc, dinsdag 26 juni 2012 15:48

@Hooglander1 Klopt, daarom moet je het ook goed overleggen met de leidinggevenden. Daarnaast maak je een aparte mailbox aan. Er wordt een kopie gemaakt van de mail, deze komt dus ook gewoon aan bij de ontvanger, en omdat het bij de to staat is het ook transparant voor de ontvangende gebruiker. Verder is er niemand die in deze mailbox gaat lezen.
Ook is het niet privacy-technisch fout omdat de werkmail niet hetzelfde is als privé mail. Tuurlijk heb je zonder toestemming geen toegang tot deze mail, maar als het in een bedrijfspolicy is opgenomen dat de directie toegang mag krijgen tot alle mail en waar medewerkers mee akkoord zijn gegaan, en je stuurt een mailing uit naar alle medewerkers zit je wel goed.
Na de verstreken vakantieperiode verwijder je de gehele mailbox zonder de mails gelezen te hebben en haal je ook de transport rule weg.

@DarkSim1986
Spammers krijgen geen reactie omdat deze mail al wordt geblokkeerd door de spamserver alvorens deze bij de mailbox aankomen. Mocht de spammer wel door de spamfilter binnenkomen dan maakt het al niet meer uit of je een reactie stuurt.

[Reactie gewijzigd op dinsdag 26 juni 2012 15:49]


Door Tweakers user Qwerty-273, dinsdag 26 juni 2012 16:05

Gewoon even lekker stoeien met EWS om OOF in te stellen? Lekker scripten!
http://gsexdev.blogspot.c...powershell-how-to_27.html ( "EWS Managed API and Powershell How-To Series Part 6 FreeBusy and OOF Operations" als je browser de link niet snapt) Kan de gebruiker het standaard bericht wat je ook wilt instellen ook nog eens personaliseren.

Daarnaast waarom zou je het voor de hele instelling een OOF willen instellen? Dat het gebouw dicht is voor een aantal weken betekend nog niet direct dat niemand hun mail gebruikt voor die periode. Er zullen er zat zijn die toch nog dingen afmaken of voorbereiden voor het nieuwe jaar vanuit huis met webmail etc..

[Reactie gewijzigd op dinsdag 26 juni 2012 16:07]


Door Tweakers user MittaM, dinsdag 26 juni 2012 16:15

Privacy probleem kun je toch oplossen door een rule in te stellen die automatisch alle mail verwijderd die binnenkomt op je catch all e-mail adres. Los je ook meteen het overschot aan rotzooi op die je achteraf toch weer zou moeten verwijderen.

Door Tweakers user mrdemc, dinsdag 26 juni 2012 16:18

@Qwerty-273 Dat ga ik even doorlezen, bedankt :-)
Verder is het bij ons het geval dat de gebruiker natuurlijk wel de mail kan lezen via de webmail, maar ondanks dat zullen de bedrijfsprocessen wel stoppen. Als onze klanten dan een mail sturen en iemand is vergeten z'n out-of-office reply in te stellen dan is dat hiermee opgevangen. Ook een gepersonaliseerde out-of-office reply is bij ons niet van toepassing omdat we externe communicatie zoveel mogelijk hetzelfde houden. Dat betekent dat iedereen dezelfde mailhandtekening heeft, dezelfde huisstijl gebruikt in mails, dezelfde aanhef richting klanten en dus ook dezelfde out-of-office replies.
Als een medewerker er toch voor kiest om te antwoorden dan zal de gebruiker een dubbele mail krijgen (eentje met een out of office en het echte antwoord op de mail), maar gezien dat het een vakantieperiode betreft en geen weekend gaan wij er hier niet vanuit dat de medewerker in de vakantie werk uitvoerd, aangezien het werk dat uitgevoerd moet worden alleen op kantoor kan vanwege bepaalde benodigde data (uiteraard niet in alle gevallen, maar in de meeste gevallen wel).
Ik ben het wel met je eens dat het een discutabel punt is om een globale reply in te stellen ipv per gebruiker, voor onze organisatie, en zoals te lezen is op internet voor meerdere organisaties, is het echter wel van belang om dit zo te doen.

Door Tweakers user mrdemc, dinsdag 26 juni 2012 16:19

MittaM schreef op dinsdag 26 juni 2012 @ 16:15:
Privacy probleem kun je toch oplossen door een rule in te stellen die automatisch alle mail verwijderd die binnenkomt op je catch all e-mail adres. Los je ook meteen het overschot aan rotzooi op die je achteraf toch weer zou moeten verwijderen.
Is inderdaad een goed punt dat ik ook ga doorvoeren bij mij :) Bedankt!

Door Tweakers user ppl, dinsdag 26 juni 2012 21:02

mrdemc schreef op dinsdag 26 juni 2012 @ 15:48:
Ook is het niet privacy-technisch fout omdat de werkmail niet hetzelfde is als privé mail. Tuurlijk heb je zonder toestemming geen toegang tot deze mail, maar als het in een bedrijfspolicy is opgenomen dat de directie toegang mag krijgen tot alle mail en waar medewerkers mee akkoord zijn gegaan, en je stuurt een mailing uit naar alle medewerkers zit je wel goed.
Dit is 1 van de meest gemaakte fouten. Rechters hebben al lang en breed het tegenovergestelde geoordeeld: werk-mail en privé-mail genieten beiden dezelfde status als het op privacy aankomt. Vergeet hierbij ook niet dat e-mail inmiddels bijna dezelfde status heeft als een gewone brief die het briefgeheim kent. Je mag dus niet in iemands mailbox kijken zonder toestemming van die persoon. De directie kan zo hoog en laag springen als ze willen maar ze moeten toch echt die toestemming van de gebruiker van dat e-mailaccount hebben.
Het levert je ook een hele slechte onderhandelingspositie op. De wet stelt weliswaar van een werknemer dat ie zich voorbeeldig gedraagt maar datzelfde stelt de wet ook van de werkgever. Dit soort zaken kunnen door werknemers tegen de werkgever worden gebruikt om aan te tonen dat de werkgever helemaal geen voorbeeldig gedrag vertoond. Dat zijn zaken die handig zijn wanneer je al een conflict hebt. Sterker nog, dit kan aangevoerd worden om twijfel te zaaien over de rechtmatigheid van de bewijzen die door de werkgever naar voren worden geschoven.

Het doorsluizen van mail wat je nu doet ligt op andere punten ook zeer gevoelig. Je maakt zo wel een omgeving waarbij afluisteren mogelijk is en er op eenvoudige wijze bedrijfsinformatie naar buiten gesluisd kan worden. Een beetje verstandige directie verbiedt zoiets, het levert een bedrijfsrisico op.

Out of office replies vormen ook een ander bedrijfsrisico waardoor ze in veel bedrijven ook niet naar buiten gebruikt mogen worden, binnen de eigen organisatie nog enigszins wel. Die out of office replies zijn namelijk bijzonder handig om te weten wanneer iemand er niet is. Je kunt op die manier ook aardig goed in kaart brengen wie er wanneer niet is. Bijzonder handige informatie voor bijv. inbrekers en ander gespuis. Binnen de eigen organisatie is dat risico heel wat minder, dan is het alleen handig om te weten of je collega er wel of niet is.

Afgezien hiervan moet je je ook afvragen hoe zinnig het is om tijdens de vakantieperiode mailtjes de deur uit te sturen met daarin bijv. de melding dat dingen wat langer duren vanwege de vakantieperiode. Dat mag je wel onder "algemene kennis" scharen.

Out of office replies...leuk maar wees er voorzichtig mee.

Door Tweakers user KnoxNL, woensdag 27 juni 2012 11:29

Normailiter heb je voor exchange nog wel een mail proxy zitten, in ons geval bijvoorbeeld mailmarshall.

Daar kan ik gewoon een regel maken die bij elk binnenkomend bericht een antwoord naar de verzender stuurt en hoef ik in exchange helemaal niets te doen. Heb je een dergelijke optie niet tot je beschikking?

Door Tweakers user assangflexx, woensdag 27 juni 2012 16:04

KnoxNL schreef op woensdag 27 juni 2012 @ 11:29:
Normailiter heb je voor exchange nog wel een mail proxy zitten, in ons geval bijvoorbeeld mailmarshall.
Of PineApp...

Door Tweakers user mrdemc, woensdag 27 juni 2012 22:23

KnoxNL schreef op woensdag 27 juni 2012 @ 11:29:
Normailiter heb je voor exchange nog wel een mail proxy zitten, in ons geval bijvoorbeeld mailmarshall.

Daar kan ik gewoon een regel maken die bij elk binnenkomend bericht een antwoord naar de verzender stuurt en hoef ik in exchange helemaal niets te doen. Heb je een dergelijke optie niet tot je beschikking?
Deze systemen hebben wij helaas niet. Het betreft geen groot bedrijf waar ik werk en de mogelijkheden zijn ook niet veel wat dit betreft. Ik heb wel naar soortgelijke systemen gekeken, ook naar hardwarematige firewalls e.d.
Hebben jullie tips over dergelijke systemen? Hoe werken PineApp en MailMarshall bijv. en wat kosten zulke systemen?

Reageren is niet meer mogelijk